La importancia del control horario en las empresas: todo lo que debes saber

¿Qué es el control horario?

El control horario es una práctica común en las empresas que consiste en registrar las horas de trabajo de los empleados. Este registro permite a las empresas cumplir con la normativa laboral vigente, en la que se establece una duración máxima para la jornada laboral.

Necesidad de las empresas de registrar las horas de la jornada laboral de sus trabajadores

Las empresas necesitan registrar las horas de trabajo de sus empleados para cumplir con la normativa laboral y evitar multas o sanciones. Además, el control horario permite una gestión eficiente de los recursos humanos y de la jornada laboral, facilitando la realización de informes y listados de horas trabajadas.

Obligación de las compañías de hacer un registro diario del horario de sus empleados

A partir de mayo de 2019, todas las empresas de España están obligadas a realizar un registro diario del horario de sus trabajadores, incluyendo horas extras. Estos registros deben ser guardados durante al menos cuatro años y estar disponibles para los empleados y sindicatos. Aunque existen excepciones y formas de fichar negociables, todas las empresas con cinco o más trabajadores deben cumplir con esta ley.

Leyes y excepciones para el control horario en las empresas

Las leyes de control horario varían según el país y la región en la que se encuentre la empresa. En España, existen varias leyes que regulan el control horario y establecen las sanciones correspondientes en caso de incumplimiento. Las empresas pueden negociar con los empleados y sindicatos excepciones para el registro de horas o la forma de fichar, pero deben cumplir con la normativa vigente.

Herramientas y soluciones para el control horario en las empresas

Cuando hablamos de control horario en las empresas, es fundamental contar con herramientas y soluciones que permitan un registro eficiente y preciso de las horas trabajadas por los empleados. A continuación, se presentan algunas opciones para hacer el control horario:

Software de control horario para empresas en España

Existen diferentes programas de software de control de tiempos y horarios que pueden ser utilizados por las empresas para hacer el registro horario. Entre ellos, A-Time un software que nos permite tener un control sencillo para personal desplazado, además de los que se encuentren en la oficina. Dispone de opciones simples que cumplen la ley vigente.

Además es compatible con los dispositivos locales de Anviz.

En el siguiente artículo hablaremos más sobre este producto.

Beneficios del control horario en las empresas

El control horario en el trabajo presenta múltiples ventajas. A continuación, se mencionan algunos de los beneficios que trae:

Cumplimiento de la ley y evitación de sanciones por infracciones

El cumplimiento de la ley de control horario en las empresas es obligatorio, y el empleador que no cumpla puede ser multado. Con el control horario, la empresa se asegura de cumplir con todas las normas y leyes relacionadas y, esto puede evitar multas innecesarias.

Gestión eficiente de los recursos humanos y la jornada laboral

El control horario en el trabajo permite tener control sobre la jornada de trabajo del empleado, evitando a su vez el trabajo no remunerado. Además, es posible estudiar las tareas que realiza el empleado para mejorar la productividad y el rendimiento laboral. El control horario también permite gestionar correctamente los recursos humanos, identificando los momentos en los que se necesitan más trabajadores y ajustando los horarios para que estos trabajen más eficientemente.

Control de horas trabajadas tanto ordinarias como extraordinarias y emisión de listados

El control horario permite llevar un seguimiento preciso y eficiente de las horas trabajadas de los empleados, tanto de las horas ordinarias como de las horas extras. Toda esta información se refleja en listados que pueden ser emitidos y presentados a los trabajadores para su conocimiento. Asimismo, el registro de las horas de trabajo es obligatorio y es necesario llevar un control por parte del empleador para evitar cometer errores o irregularidades.

Desafíos del control horario en las empresas

El control horario se ha convertido en una obligación legal para las empresas en España desde mayo de 2019. Sin embargo, la adaptación a esta ley no ha sido fácil para todas las empresas. A continuación, se detallan algunos de los principales desafíos a los que se enfrentan las empresas en relación con el control horario:

Adaptación de las empresas a la ley de control horario

Uno de los principales retos a los que se enfrentan las empresas es la adaptación a la ley de control horario. Muchas empresas han tenido que invertir tiempo y recursos en la implantación de sistemas que les permitan cumplir con la ley y registrar el horario de trabajo de sus empleados.

La implantación de sistemas de control horario en las empresas requiere de una inversión económica y de tiempo que puede resultar costosa para algunas empresas, especialmente para aquellas que no cuentan con los recursos necesarios para ello.

Flexibilidad horaria y distintos tipos de jornadas turnos

Otro de los desafíos a los que se enfrentan las empresas es la flexibilidad horaria y los distintos tipos de jornadas turnos. Muchas empresas tienen trabajadores con horarios rotativos, lo que dificulta el registro de las horas de trabajo.

Además, algunas empresas permiten flexibilidad horaria y teletrabajo, lo que dificulta aún más el control horario de los trabajadores. En estos casos, las empresas deben buscar soluciones que permitan el registro correcto del horario de trabajo, independientemente del lugar donde se lleve a cabo.

Vacaciones y ausencias de los trabajadores

Las vacaciones y las ausencias de los trabajadores son otro de los desafíos a los que se enfrentan las empresas en relación con el control horario. En el caso de las vacaciones, las empresas deben asegurarse de que el registro de las horas se realice antes de que el trabajador se marche de vacaciones.

En cuanto a las ausencias de los trabajadores, las empresas deben asegurarse de que el registro de las horas se realice correctamente, teniendo en cuenta las horas no trabajadas por el trabajador.

Casos de éxito en la implementación del control horario en las empresas

Existen diversas empresas que han implantado el control horario y han encontrado beneficios importantes en su uso. A continuación, se presentan algunos casos:

Necesidad de tomar medidas para adaptarse al control horario

Una empresa española de comercio minorista decidió implantar el control horario para adaptarse a la nueva ley que lo hace obligatorio. El proceso fue llevado a cabo por un equipo de gestión de recursos humanos que se ocupó de capacitar a los empleados sobre cómo registrar su horario diario a través de una aplicación de software de control horario. Los empleados no tuvieron problemas para adaptarse al nuevo sistema y la empresa logró cumplir con la ley sin inconvenientes.

Registro de las horas trabajadas tanto ordinarias como extraordinarias

Otra empresa que decidió implantar el control horario es una firma de servicios de consultoría. La empresa necesitaba llevar un registro completo y preciso del tiempo que sus empleados dedicaban a proyectos específicos, y el control horario resultó ser la opción más adecuada. Los empleados registran sus horas diarias de trabajo y horas extras en una plataforma de software especializado, lo que ha permitido a la empresa llevar un control más preciso de su productividad.

Registro del horario de entrada y salida de los trabajadores

Una cadena de restaurantes colombiana decidió implementar soluciones de control de asistencia y acceso para sus empleados en un intento de mejorar la gestión de su sistema de turnos. Con la implementación de tecnologías biométricas, los empleados registran su tiempo de trabajo diario y reciben una notificación cuando llega la hora de iniciar y finalizar su turno. La empresa ha reportado una mejora significativa en la puntualidad y la asistencia de los empleados, lo que ha resultado en un mayor rendimiento en la gestión de turnos y mayor satisfacción de los clientes.

Infracciones y sanciones en el control horario en las empresas

El control horario es una obligación legal de todas las empresas con trabajadores en España, por lo que el incumplimiento puede resultar en multas y sanciones económicas.

Obligación de todas las empresas de registrar las horas de sus trabajadores

Desde mayo de 2019, todas las empresas con cinco o más trabajadores están obligadas a registrar el horario de sus empleados en España. El registro diario de las horas trabajadas se debe hacer constar y mantener a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social durante un periodo de cuatro años. Es importante resaltar que, la obligación de llevar este registro no se limita a los trabajadores a tiempo completo, sino que también deben controlar las horas trabajadas de aquellos con contratos a tiempo parcial, así como los trabajadores que realizan teletrabajo.

Sanciones por registro incorrecto o no registro de las horas trabajadas

En caso de una inspección, si se detecta que no se ha llevado un registro adecuado de las horas de trabajo de los empleados o se han registrado de manera incorrecta, se considerará una infracción. Las sanciones corresponderán al grado de incumplimiento, y pueden variar desde una falta leve hasta una infracción grave.

Infracción leve:

• La empresa no informa al trabajador de la existencia ni del contenido del registro elaborado.
• La empresa no conserva los registros de jornada en los plazos establecidos.

Infracción grave:

• La empresa no lleva el registro de jornada exigido o lo lleva de manera deficiente.
• La empresa efectúa descuentos de la remuneración de los trabajadores en relación con la retribución del tiempo trabajado.

Multas y sanciones económicas por no cumplir con la ley de control horario

Las multas y sanciones económicas variarán dependiendo del grado de la infracción. Por ejemplo, las infracciones leves pueden acarrear una multa de entre 60 y 625 euros, mientras que las infracciones graves pueden resultar en multas desde 626 hasta 6.250 euros. Además, si la empresa incurre en una falta muy grave, se le puede imponer una multa que oscila entre 6.251 y 187.515 euros.

Ayudas y subvenciones para la implementación del control horario en las empresas

Las empresas que necesiten implementar un sistema de control horario pueden acceder a diferentes ayudas y subvenciones para ayudar a financiar la implementación de estas soluciones en sus empresas.

Orden social y ayuda a las empresas para gestionar el control horario

El gobierno ha tomado medidas para ayudar a las empresas a implementar el control horario en cumplimiento de las leyes laborales. Existen organismos y asociaciones que ofrecen asesoramiento y recursos para las empresas para ayudarlas en la implementación de sistemas de control horario para sus empleados. Además, estas instituciones también ofrecen recomendaciones sobre qué sistema de control horario es más adecuado para las necesidades específicas de la empresa.

Subvenciones para la implantación de sistemas de control horario en las empresas

Las empresas pueden acceder a diferentes subvenciones y financiamientos para la implementación de sistemas de control horario en sus empresas. Estas subvenciones suelen ofrecer ayuda financiera para la inversión inicial de la instalación del software y hardware necesario y para la formación de los empleados en el uso de los nuevos sistemas de control horario.

Es importante conocer los requisitos específicos para acceder a estas subvenciones y financiamientos, que varían según la región y las necesidades de la empresa.

Consecuencias de no aprovechar las ayudas y subvenciones para el control horario en las empresas

No aprovechar las ayudas y subvenciones disponibles para la implementación del control horario puede resultar en multas y sanciones económicas a aquellas empresas que no cumplan con las leyes de control horario. Además, no tener un sistema de control horario adecuado para la gestión de las jornadas laborales de los empleados puede generar una disminución en la eficiencia y productividad empresarial, así como un mayor riesgo de sanciones laborales en el futuro.